Quản trị Thông tin trong Doanh nghiệp

September 24, 2007

Blog 07/09/2007

Qun tr thông tin trong doanh nghip

Mở đầu

Chắc chắn 99% số người đều đồng ý việc Quản trị THÔNG TIN là rất cần thiết. Điều này đặc biệt đúng khu chúng ta mong muốn xây dựng Hệ thống tự vận hành hay Hệ thống không cần bàn giao.

Tuy nhiên, trong thực tế, việc triển khai mất nhiều thời gian, không mang lại hiểu quả thiết thực. Nguyên nhân của vấn đề trên có thể là:

  • Chúng ta chưa có nhận thức đúng, đầy đủ về thông tin
  • Chúng ta tập trung nhiều vào công nghệ và đẩy trách nhiệm cho các cán bộ IT – những người không hiểu nghiệp vụ.
  • Chúng ta không triển khai dứt điểm vì lo sợ ảnh hưởng tới hệ thống đang vận hành.

Vì vậy, tài liệu này cố gắng mang lại giải pháp cho các vấn đề trên.

Nhận thức về THÔNG TIN

Thông tin là vô hình, không nhìn thấy, sờ mó được; chúng ta chỉ nắm được “vật mang tin” là các tài liệu, hình vẽ, email, .v.v. Điều này gây khó khăn và nhiều cách giải thích về thông tin.

Để phục vụ thiết thực cho việc Kinh doanh, Quản lý công ty, sau đây là một số quan điểm tiếp cận:

  • Thông tin là Sản phẩm
  • Thông tin là Tài sản
  • Giá trị của Thông tin

Thông tin là Sản phẩm

  • Mỗi sản phẩm đều được có mục đích sử dụng rõ ràng -> Thông tin cũng cần có mục đích sử dụng, không có thông tin chung chung. Mục đích của Thông tin có thể là: ra quyết định, làm đầu vào cho thông tin khác, để giải trí.
  • Mỗi sản phẩm đều có hướng dẫn sử dụng -> Đối với mỗi thông tin đều cần có lời giải thích, hướng dẫn cách sử dụng. Trong phần Abstract của tài liệu hay Lời giới thiệu của sách thường ghi thông tin này.
  • Mỗi sản phẩm đều được thiết kế -> Thông tin cũng cần thiết kế. Thông tin dành cho ai? Sử dụng thế nào? Trong hoàn cảnh nào? Cách sử dụng thế nào? .v.v.
  • Mỗi sản phẩm đều có Bao bì -> Thông tin cũng cần có bao bì đẹp, đơn giản. Bao bì của Thông tin là hình thức thể hiện, cách trình bày, .v.v.
  • Sản phẩm chất lượng đòi hỏi quy trình sản xuất (ISO) -> Sản xuất thông tin cũng cần có quy trình.
  • Sản phẩm có chất lượng -> Thông tin cũng có chất lượng. Nếu thông tin trong công ty được quản lý tuỳ tiện -> Chất lượng kém -> Hiệu quả của Công ty sẽ giảm.
  • Sản phẩm có hàng “rởm” -> Thông tin cũng có thông tin “rởm”
  • Có sản phẩm hoàn chỉnh và bán thành phẩm -> Có thông tin hoàn chỉnh và thông tin bán thành phẩm. Thông tin bán thành phẩm làm giảm chất lượng sử dụng, khó chuyển giao, khó sử dụng, .v.v.
  • .v.v

Cách tiếp cận Thông tin là Sản phẩm giúp:

  • Xây dựng dây truyền công nghiệp sản xuất thông tin trong công ty
  • Hiểu rõ hơn việc sản xuất và trách nhiệm đối với sản phẩm mình tạo ra.

Thông tin là Tài sn

  • Tài sản có chủ sở hữu -> Thông tin cũng có chủ sở hữu. Nếu quản lý tài sản một cách chung chung (cha chung không ai khóc), thì tài sản sẽ bị hư hỏng. Thông tin cũng vậy, nếu ai cũng cập nhật, sửa chữa được, không ai chịu trách nhiệm -> Chật lượng thông tin sẽ kém -> Ít người sử dụng -> Hệ thống thông tin không mang lại ích lợi.
  • Khi chuyển giao tài sản cần có quy trình. Quy trình này thể hiện dạng hợp đồng, ghi nhớ, ..v.v.-> Thông tin cũng vậy, cần có quy trình chuyển giao tài liệu, .v.v.
  • Tài sản mang lại LỢI ÍCH cho chủ sở hữu -> Thông tin cũng vậy. Sở hữu thông tin mang lại quyền lợi cho chủ sở hữu. Phần sau sẽ trình bày chi tiết.

Giá tr của Thông tin

Thông tin có những giá trị gì? Vì sao người ta nói Quyền lực truyển về người nắm giữ thông tin.

Sau đây là một số trường hợp chuyển hoá thông tin:

  • Thông tin => Hợp đồng mua bán => Tiền    : Đây là trường hợp làm Thương mại. Mua rẻ bán đắt.
  • Thông tin => Giải pháp => Hợp đồng => Tiền    : Có thông tin/tri thức thì xây dựng được giải pháp. Khi khách hàng mua giải pháp thì thu được tiền.
  • Thông tin => Cơ hội đầu tư => Dự án => Tiền     :Có thông tin về cơ hội đầu tư. Xây dựng và triển khai dự án thì sẽ thu được Tiền.
  • Thông tin => Quản lý => Giảm chi phí
  • Thông tin => Hợp đồng mua => Giảm chi phí/ Tăng chất lượng
  • .v.v

Tóm lại, thông tin là nguồn lực gián tiếp để mang lại lợi ích.

Hiểu cách xác định giá trị của thông tin sẽ giúp việc quyết định Thông tin nào cần quản lý, thông tin nào không. Điều này đòi hỏi kiến thức nghiệp vụ chuyên ngành chứ không phải là kiến thức về IT.

Tóm lại, để Quản lý Thông tin trong Công ty thành công, hiệu quả, chúng ta cần thay đổi nhận thức.

Chúng ta coi thông tin giống như các dạng vất chất khác như nguyên vật liệu, tiền. Chúng ta coi trọng thông tin như tiền, chúng ta cần tổ chức, sắp xếp, hoạch định cụ thể, rõ ràng.

Xây dựng Hệ thống Thông tin

Xây dng mô hình Lôgich – Information Network

Chúng ta quản lý thông tin giống như quản lý Hàng hoá, Tiền mặt, thậm chí Nước (water). Sau đây là ví dụ so sánh:

Cách qun lý

Hàng hoá 

Nước

Tin

Thông tin

Kho cha

Kho hàng 

Thùng chứa

Tài khon

Tiu khon

Domain 

Luân chuyn

Mạng phân phối

Mạng nước

Lưu đồ hạch toán

Lưu đồ luân chuyển thông tin

 

Giống như mạng nước, Mạng Thông tin có cấu tạo như sau:

Vì vậy, việc thiết kế Hệ thống thông tin cần làm các việc sau:

  • Xác định các kho chứa:
    • Có những kho nào? Ai được quyền truy cập?
    • Mỗi kho chứa thông tin gì? Mẫu như thế nào?
  • Xác định vòng lưu truyển thông tin
    • Khi nào thông tin được chuyển từ kho này sang kho kia, ai làm? Làm như thế nào?
    • .v.v

Xây dựng xong các bước trên mới ứng dụng CNTT.

ng dng h thng EOS

EOS là công cụ mạnh để quản lý thông tin:

  • Dễ dàng tạo ra các kho
  • Tính bảo mật cao
  • Dễ tuỳ biến
  • .v.v

Kết luận

Việc xây dựng hệ thống thông tin bắt đầu từ việc:

  • Bước 1: Thay đổi nhận thức. Coi thông tin là Hàng hoá, là sản phẩm. Xác định xem có nhât thiết cần quản lý thông tin không?
  • Bước 2: Xây dựng Information Network – mô hình lôgich.
  • Bước 3: Ứng dụng CNTT- Hệ thống EOS

Do thời gian có hạn nên không trình bày nhiều

Chúc thành công,

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: